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邮箱的格式(QQ邮箱正确输入方式)

爱搭配1个月前 (09-13)生活技巧630

邮箱的格式(QQ邮箱正确输入方式)


关于主题

主题要提纲挈领,添加邮件主题是电子邮件和信笺的主要不同之处,在主题栏里用短短的几个字概括出整个邮件的内容,便于收件人权衡邮件的轻重缓急,分别处理。

1.一定不要空白标题,这是最失礼的。

2.标题要简短,不宜冗长,不要让outlook用…才能显示完你的标题。

3. 最好写上来自**公司的邮件,以便对方一目了然又便于留存,时间可以不用注明,因为一般的邮箱会自动生成,写了反而累赘。

4. 标题要能真实反映文章的内容和重要性,切忌使用含义不清的标题,如 “王先生收”。也不要用胡乱无实际内容的主题,例如:“嘿!”或是“收着!”

5.一封信尽可能只针对一个主题,不在一封信内谈及多件事情,以便于日后整理。

6.可适当用使用大百思特网写字母或特殊字符(如“* !”等)来突出标题,引起收件人注意,但应适度,特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。

7.回复对方邮件时,应当根据回复内容需要更改标题,不要RE RE一大串。

8、最最重要的一点,主题千万不可出现错别字和不通顺之处,切莫只顾检查正文却在发出前忘记检查主题。主题是给别人百思特网的第一印象,一定要慎之又慎。


关于称呼与问候

1. 恰当地称呼收件者,拿捏尺度

关于格式,称呼是第一行顶格写。

2. Email开头结尾最好要有问候语

最简单的开头写一个“HI”,中文的写个”你好”或者“您好”,开头问候语是称呼换行空两格写。结尾常见的写个Best Regards,中文的写个”祝您顺利”之类的也就可以了,若是尊长应使用“此致敬礼”。


正文

1.Email正文要简明扼要,行文通顺

2.注意Email的论述语气

3. Email正文多用1234之类的列表,以清晰明确

4.一次邮件交待完整信息

5.尽可能避免拼写错误和错别字,注意使用拼写检查

6.合理提示重要信息

7.合理利用图片,表格等形式来辅助阐述

8.不要动不动使用:)之类的笑脸字符,在商务信函里面这样显得比较轻佻


附件

1.如果邮件带有附件,应在正文里面提示收件人查看附件

2.附件文件应按百思特网有意义的名字命名,最好能够概括附件的内容,方便收件人下载后管理

3.正文中应对附件内容做简要说明,特别是带有多个附件时

4.附件数目不宜超过4个,数目较多时应打包压缩成一个文件

5.如果附件是特殊格式文件,需在正文中说明打开方式,以免影响使用

6.如果附件过大(不宜超过2MB),应分割成几个小文件分别发送


结尾签名

每封邮件在结尾都应签名,这样对方可以清楚的知道发件人信息。虽然你的朋友可能从发件人中认出你,但不要为你的朋友设计这样的工作。

电子邮件消息末尾加上签名档是必要的。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息,但信息不宜行数过多,一般不超过4行。你只需将一些必要信息放在上面,对方如果需要更详细的信息,自然会与你联系。


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